Postée il y a 24 heures
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Accueillir, informer, et orienter les usagers en répondant à leurs demandes avec clarté et bienveillance.
• Garantir une qualité d’écoute et un traitement personnalisé des sollicitations.
• S'assurer de la satisfaction des administrés en veillant à apporter des réponses précises et adaptées à leurs besoins, dans un délai maitrisé (conformément à nos engagements qualité)
Instruire et enregistrer les dossiers d’inscriptions scolaires et périscolaires des usagers
• Vérifier la complétude et la conformité des documents nécessaires aux inscriptions.
• Conseiller les familles sur les démarches et les dispositifs disponibles (zones scolaires, aides périscolaires, etc.).
• Assurer la mise à jour et le suivi rigoureux des dossiers dans les fiches familles.
Suivre, instruire et enregistrer les inscriptions périscolaires effectuées sur l’Espace Citoyen
• Analyser les inscriptions en ligne et identifier les éventuelles anomalies ou demandes incomplètes.
• Relancer les usagers en cas de pièces manquantes ou de problématiques techniques.
• Garantir l’exactitude des informations intégrées dans les systèmes informatiques.
Gérer les mails/formulaires
• Assurer un suivi quotidien des courriels/formulaires reçus via les plateformes dédiées.
• Répondre aux demandes des administrés ou rediriger les sollicitations spécifiques vers les services compétents.
• Maintenir une traçabilité et un historique des échanges pour garantir un suivi efficace.
Gérer l’encaissement des différentes prestations
• Effectuer l’encaissement des factures pour les services de la ville (conservatoires, sports, scolaire, périscolaire, etc.).
• Garantir la gestion sécurisée des flux monétaires, y compris les paiements par carte bancaire, chèques, et espèces.
• Effectuer un reporting journalier des encaissements et garantir la clôture des opérations dans le respect des procédures comptables.
Missions complémentaires
• Participer aux campagnes de communication liées aux inscriptions ou aux changements de procédure auprès des administrés.
• Identifier et signaler les problématiques récurrentes pour contribuer à l’amélioration
continue du service, conformément à nos engagements qualité.
Connaissances et compétences requises :
• Maîtrise de l’outil informatique et des outils métier
• La maitrise des outils ARPEGE (CONCERTO notamment) serait un plus.
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte
• Qualité rédactionnelle et de synthèse
• Capacité à rendre compte et à travailler en synergie avec les autres services
• Rigueur et méthode
• Excellent relationnel/ sens de l’écoute et du dialogue
• Maitrise des outils informatiques (pack office)
• Bonne connaissance de la fonction publique territoriale
• Bonne connaissance spécifique des outils métiers liés à la Gestion des Relations
Citoyennes et globalement des outils informatiques
• La connaissance du référentiel qualivilles serait un plus
• Capacités de rédaction et de synthèse
Conditions de travail
· Horaires :
- le lundi : 13h30 à 19h30
- du mardi au vendredi : 8h45 -12h15 et 13h30 – 17h30
- Permanence un samedi matin sur deux : de 9h à 12h
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